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HowTo:将文档打印成PDF或图片

软件/SOFT 木魚 835℃ 2评论

1.场景

话说我们公司总裁办有个主任,她经常需要在OA上发布公告。公告一般分为两个部分,一个是图片显示,一个是PDF的附件供他们下载打印。而这个公告的原始文档呢,自然是Word文档。于是为了完成发公告的重任,她会要完成如下的操作:

  1. 在WORD中编辑好公告的内容;
  2. 发给别人,请别人帮她把WORD的内容转换成PDF后,再发给她;
  3. 她在用一个“很神奇”的工具,貌似是PDF To Image还是什么的,将PDF转换成图像;
  4. 打开PhotoShop,载入刚才转换的图像,再打开一个名叫“公章.psd”的文件,把“公章”给『敲』进去;
  5. 另存为JPG,然后上传到OA上。

老实说虽然很复杂,但能想到这样去办还是很不容易的,所以不得不承认她还是动了一番脑筋的。而我之所以知道这些,是因为今天她这套方法突然有点儿失灵——因为那个转换PDF到图像的软件出了点小BUG,导致转换出来的图像里面,『标题』的地方文字出现了重影,疑似有阴影但是距离过大——所以求教于我。

2.其实我觉得她搞复杂了——确实,图像的处理上就是

为什么不直接把公章插入到WORD里面呢?经过询问才知道是因为这个公章有白色的背景色。那为啥PS里面能插入呢?自然那背景色就是画布的底色了,而不是公章本身的颜色。所以——关掉背景图层,裁剪一下图像,再另存为支持透明的图片格式——比如PNG,就可以直接在WORD里插入了。

不过这个不是重点,所以简单说一下。

3.如何将一个WORD文档保存成PDF或XPS?

推荐用Office2007或更高的版本,能省很多事。但是有很多人坚持觉得2003更好用,我除了强行把他们的2003拆掉,也没别的好办法劝服他们放弃2003这个九年前的软件,嗯,我习惯于把这个解释为习惯的依赖性。

总得来说,在Office系列软件(Excel、Word、Powerpoint)中,要将文档打印成PDF或XPS,有两种方案。

第一种方案,就是用虚拟打印机,这招对于Office 2003、2007、2010都通杀,对于别的软件也都是一样,只要它们能打印。

所谓虚拟打印机,是安装一些软件的时候附加安装上的打印机,它们是虚拟的而并非实实在在的打印机。一般来说:

  • 安装Adobe Acrobat Pro能自动安装名为Adobe PDF的虚拟打印机,它能将打印的内容转换成PDF文档;
  • Windows7或一些操作系统会自动安装名为Microsoft XPS Document Writer的打印机,它能将打印的内容转换成XPS文档;
  • 一些第三方软件,比如Foxit PDF Editor的完整版,会安装上名字类似“Foxit ….. Printer”的打印机,也是能将打印的内容转换成PDF文档的打印机。

下面是一些举例:

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安装了这些虚拟打印机,那么直接在Word中打印即可,记住选择安装的虚拟打印机:

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选择之后稍作等待,会自动弹出来文件保存对话框。选择保存位置后,再等会儿,热乎乎的PDF文件就在那里躺着了~

第二种方案:直接保存为PDF或XPS,这招对于Office 2007或2010管用

在Office2007下,需要先安装一个插件,“SaveAsPDFandXPS”,下载地址在:http://www.microsoft.com/downloads/zh-cn/details.aspx?displaylang=zh-cn&FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041

安装后,在Office2007中,文件菜单中,点击另存为后面的三角形,能看到“PDF或XPS”的选项,点击即可,下面就是保存……你懂的。

图片

而在Office2010中,则更加简单,2010已经自带了这个功能。

图片

4.如何将一个文档转换成图片?

如果文字少能在一屏显示完的话,直接用Print Screen(截屏键)或Ctrl+Alt+A(QQ的截图键)即可。可是文档很长呢?

这里还是借助于虚拟打印机,这里借助于一个叫做“SnagIt 打印机”的虚拟打印机。

这里(http://www.downg.com/soft/29853.html)下载一个SnagIt的汉化版,这是一个专业的截图工具……虽然我一直用的是HyperSnap,但是HyperSnap没有虚拟打印机 =_=#

这是一个绿色的安装包,解压后运行下那个“快速安装”并安装即可。注意要安装虚拟打印机,安装完后,你的打印机里面应该能看到下面这货:

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没错,你打印的时候选择它,他就会将你的文档打印成图片了~~

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图片

不过一般而言,打印出的图片都是恐龙级的怪物——这里指的是身材,这时可以用随后自动打开的编辑器中的缩放来进行缩放——一般缩放为50%就合适了:

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5.小办公,大学问

别看办公软件我们天天用,可是要用得好用得巧,还是要下一番功夫的。重要的是,这番功夫很值得——将会给我们节省大量的时间,带来更高的便捷 ^_^

本日志备份自 QQ 空间,原文地址:http://user.qzone.qq.com/286495995/blog/1299162376

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(2)个小伙伴在吐槽
  1. 谢谢!

    Sandy2012-07-17 06:30
  2. 你一天写几个日志啊?有空就早早洗洗睡吧

    王君一2011-03-04 08:16